Sprzedawca zwolniony z VAT - jak wystawiać faktury bez VAT

Jeżeli korzystasz ze zwolnienia z VAT, możesz wystawiać faktury bez naliczania podatku VAT. Aby faktury były poprawne formalnie (również w kontekście KSeF), konieczne jest prawidłowe ustawienie statusu podatnika w panelu sklepu oraz wskazanie podstawy prawnej zwolnienia.

Poniżej znajdziesz instrukcję krok po kroku, jak poprawnie skonfigurować ustawienia sprzedawcy zwolnionego z VAT.

Krok 1. Ustaw status podatnika VAT

1. Przejdź do: Sklep → Sprzedawca

2. W sekcji Podatki i faktury określ swój status podatkowy. Wybierz status płatnika VAT w polu "Płatnik VAT".

Wybierz właściwą opcję:

• zaznacz checkbox Płatnik VAT – jeżeli jesteś czynnym podatnikiem VAT
• odznacz checkbox Płatnik VAT – jeżeli korzystasz ze zwolnienia z VAT

Odznaczenie checkboxa oznacza, że wystawiasz faktury bez VAT.

Krok 2. Wybierz podstawę zwolnienia z VAT

1. Po odznaczeniu opcji Płatnik VAT pojawi się pole: Podstawa zwolnienia z podatku VAT

podatnik zwolniony z vat

Wybierz odpowiednią opcję:

• Ustawa lub akt wydany na podstawie ustawy
• Dyrektywa 2006/112/WE
• Inna podstawa prawna

Po wyborze opcji pojawi się pole do wpisania konkretnego przepisu. W tym polu wpisujesz przepis, na podstawie którego korzystasz ze zwolnienia.

Przykład przepisu dla najczęściej stosowanego zwolnienia: Art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT. Dotyczy ono tzw. zwolnienia podmiotowego (limit sprzedaży do 240 000 zł rocznie). Jeżeli korzystasz z innej podstawy zwolnienia – sprawdź właściwy przepis w ustawie lub skonsultuj się z księgowością.

Dlaczego podstawa zwolnienia i przepis są obowiązkowe

Zgodnie z przepisami dotyczącymi faktur (art. 106e ustawy o VAT), faktura wystawiona przez podatnika zwolnionego z VAT powinna zawierać informację o podstawie zwolnienia z VAT.

✔ informacja ta pojawi się na fakturze

✔ informacja ta zapisywana jest również w pliku XML do KSeF

Krok 3. Faktury bez VAT (opcja jeżeli korzystasz z modułu faktur)

Jeżeli korzystasz z naszego modułu faktur i odznaczysz opcję Płatnik VAT, system automatycznie ustawi na fakturach stawkę zw (zwolniony) dla wszystkich pozycji na fakturze niezależnie od tego, jaką stawkę VAT mają ustawione produkty w bazie.

👉🏻 Zobacz: Jak wystawić fakturę

Jakie stawki VAT wpisywać dla produktów?

Zalecamy, aby w ustawieniach produktów wpisywać ich docelowe ustawowe stawki VAT (np. 23%, 5% itp.). Jeżeli w przyszłości zostaniesz czynnym podatnikiem VAT:

• nie będziesz musiał edytować każdego produktu osobno
• wystarczy zmienić status podatnika VAT w ustawieniach sprzedawcy
• system zacznie stosować na fakturach właściwe stawki automatycznie

To znacznie przyspiesza przejście ze zwolnienia z VAT na rozliczanie VAT.

Alternatywnie możesz wpisywać dla produktów zw (zwolniony), a gdy zostaniesz płatnikiem VAT wtedy zmienić stawki ręcznie.

Czy sprzedawca zwolniony z VAT musi wystawiać faktury w KSeF?

To zależy od rodzaju sprzedaży oraz wysokości sprzedaży dokumentowanej fakturami. Zwolnienie z VAT nie oznacza automatycznie zwolnienia z obowiązku korzystania z KSeF.

Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy również podatników zwolnionych z VAT, jeżeli:

• wystawiają faktury dla firm (B2B)
• miesięczna sprzedaż dokumentowana fakturami przekracza 10 000 zł brutto

Nie musisz wystawiać faktur w KSeF, jeżeli:

• Twoja sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie (do końca 2026 r.)
• wystawiasz faktury dla osób fizycznych (B2C)

W takiej sytuacji możesz wystawiać faktury bez VAT w systemie sklepu tak jak dotychczas.

👉🏻 Zobacz też: Jak wystawić fakturę w KSeF

👉🏻 Dowiedz się więcej tutaj: KSeF dla małych firm z prostym sklepem internetowym

Jeżeli nie masz pewności, z jakiej podstawy zwolnienia korzystasz, najlepiej skonsultuj ją ze swoją księgowością — poprawne ustawienie tej informacji wpływa na zgodność faktur z przepisami oraz poprawność plików XML generowanych do KSeF.